eRačun – pogosto zastavljena vprašanja

V skladu z zahtevami novega Pravilnika o standardih in pogojih izmenjave elektronskih računov so v programu Desito vklopljene nove kontrole prej neobveznih podatkov. Vse zahtevane podatke pa ni možno pridobiti samodejno, zato je potrebno določene uporabniške nastavitve opraviti ročno in vpisati manjkajoče podatke.

V Desitu je potrebno nastaviti naslednje sklope:

• Nastaviti nove podatke partnerjev katerim želite pošiljati eRačune na UJP
• Nastaviti nove podatke na firmi iz katere boste pošiljali eRačune
• Urediti nove nastavitve listine za fakturiranje

V PDF dokumentu najdete navodila, kako si uredite vse potrebne nastavitve sklopov.

Posebne nastavitve za izdajo eRačuna UJP uporabnikom

Če hočete v Desito prejemati eRačune od proračunskih uporabnikov, kateri poslujejo v omrežju UJPnet, morate na ZZI (prodaja@zzi.si) poslati spodnje podatke:

• Naziv podjetja
• Naslov, poštno številko in kraj
• Davčna številka vašega podjetja
• Številka transakcijskega računa
• BIC koda

ZZI vas bo po prejemu vašega e-maila prijavil v register UJPnet-a in s tem boste omogočili vsem proračunskim uporabnikov, da vam lahko v Desito oziroma Bizbox-ov eNabiralnik pošiljajo eRačune.

V primeru, da vaš dobavitelj oziroma partner, ki vam izstavlja račune, posluje znotraj omrežja Bankart (omrežje bank) in želite od njega prejemati eRačune v Desito, mu morate sporočiti dve ključni informaciji:

• partner mora pod prejemnikov TRR vnesti TRR podjetja ZZI/bizBox (TRR SI56 020270014989707 in BIC LJBASI2X)
• kot plačnika pa mora vnesti podatke vašega podjetja (vključno s TRR-jem)

Primer (zgled) eRačuna za izdajatelja ki želi preko bančnega sistem (Bankart) poslati eRačun prejemniku v omrežju Bizbox:

S strani UJP smo bili obveščeni, da nekateri proračunski uporabniki zavračajo svojim dobaviteljem – izdajateljem, ker elektronskemu računu niso priložili pdf oblike ali ustrezne vizualizacije elektronskega računa. Opozarjamo, da na podlagi Pravilnika, račun v pdf obliki ali ustrezna vizualizacija elektronskega računa nista obvezni prilogi, zato to ne sme biti razlog zavrnitve.

Prav tako so nekateri proračunski uporabniki zavračali elektronski račun, ki ni vseboval referenčne oznake dokumenta, na katero se račun sklicuje, ali referenčne oznake za usmerjanje elektronskega računa do organizacijskih enot proračunskega uporabnika. Obveščamo, da navedena podatka v e-SLOGU nista obvezna.

vir: ujp.gov.si

Za verodostojno izmenjavo eRačunov se morate povezati na enega od ponudnikov eIzmenjave.

Vsi uporabniki Desita imate možnost prejemanja in izdajanja eRačunov. Preden pa lahko začnete z elektronskim poslovanjem, morate najprej brezplačno registrirati vaše podjetje na portalu bizBox in si hkrati zagotovite brezplačno prejemanje eRačunov.

Registracija vam omogoča izmenjavo eRačunov z uporabniki Desita, v bizBox eNabiralnike, Javno upravo – UJP, bančni kanal in druga omrežja eIzmenjave.

V kolikor se želite prijaviti na izdajanje eRačunov, sledite tem navodilom.

Izdani eRačuni morajo biti elektronsko podpisani s kvalificiranim digitalnim potrdilom. Če eRačun ni ustrezno elektronsko podpisan, bodo prejemniki, kateri zahtevajo da so eRačuni podpisani, le te zavračali (npr. UJP). Za vse izdajatelje je torej pomembno, da si pridobijo (če ga še nimajo) kvalificirano digitalno potrdilo pri enem od naslednjih izdajateljev:

• Sigen-CA
• Halcom CA
• Pošta®CA

Namen elektronskega podpisa eDokumentov je preverjanje pristnosti podatkov dokumenta in identifikaciji podpisnika. V Sloveniji področje elektronskega poslovanja in elektronskega podpisa ureja Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP-UPB1)

Varen elektronski podpis, overjen s kvalificiranim digitalnim potrdilom ima torej enako dokazno vrednost kot lastnoročni podpis.

Davčni zavezanec mora hraniti račune v svoji izvirni, papirnati ali elektronski obliki, v kateri so bili poslani ali dani na razpolago. Način hrambe eRačunov davčni zavezanec izbere sam, pomembno je (le), da ves čas hrambe zagotovi pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost računa.
Hrambo arhivskega gradiva in spremljevalnih storitev v digitalni obliki za javnopravne osebe in arhive lahko opravlja samo ponudnik, ki je akreditiran pri državnem arhivu. Akreditirane arhivarje najdete v registru elektronske hrambe.

Več o hranjenju eRačunov si lahko preberete v zakonu, ki ureja varstvo dokumentarnega in arhivskega gradia ter arhivov (ZVDAGA) in njegovi noveli (ZVDAGA-A)

Ker ZZI omogoča le 6 mesečno brezplačno hrambo eRačunov in spremljajočih dokumentov na njihovem portalu bizBOX (v eNabiralniku) smo v Desitu omogočili hrambo poslanih in prejetih eRačunov in njihovih prilog na lokalnem disku vašega računalnika. Za dolgotrajno hrambo in najboljšo povezljivost vseh elektronskim dokumentov pa omogočamo povezljivost Desita z dokumentnim sistemom 4th Office.

Če želite imeti urejeno hranjenje in enostaven pregled nad dokumenti s pomočjo dokumentnega sistema 4th Office nam to sporočite na podpora@niki.si.

Trenutno z zakonom še ni določeno, da bi moral obstajati enoten register poslovnih subjektov, ki so vključeni v sistem izmenjave eRačunov.

eImenik omogoča pregled informacij o prejemu eRačunov poslovnih subjektov, ki so vključena v sistem bizBox/ZZInet ter UJPnet okolja. Iskanje je mogoče po nazivu ali davčni številki.

Bankart register izdajateljev eRačunov pa vsebuje seznam poslovnih subjektov, ki z eRačuni poslujejo v sistemu bank.

Omejitev skupne velikosti eRačuna in njegovih prilog je znotraj sistemov pošiljanja ZZInet, UJPnet in bank omejena na 2MB. Če skupna velikost presega 2MB, vaš eRačun ne bo uspešno poslan. Za ta namen na UJP obstaja odložišče velikih datotek (vendar velja samo za eRačune, katere pošiljate proračunskim uporabnikom).

Navodila za delo z aplikacijo UJP odložišče (vir: http://www.ujp.gov.si/)

Spletni portal bizBox je za svoje uporabnike, kamor spadate tudi uporabniki Desita , dodal nove dodatne preglede prejetih in poslanih dokumentov.

Po novem si lahko uporabniki v eNabiralniku bizBox seznam poslanih in prejetih eRačunov za lažji pregled izvozite v Excel tabelo.

Podrobna navodila najdete na naslednji povezavi.

eRačun počasi zamenjuje račune v papirnati obliki. Zato si moramo vsi udeleženci v sistemu izmenjave eRačunov prizadevati, da bomo za poslovanje z eRačuni navdušili čim več gospodarskih subjektov.

Če vaši kupci nimajo urejenega prejema eRačunov, jim eRačune ne morete pošiljati.
Lahko pa jih prepričate v številne prednosti poslovanja z eRačuni.

Kot gospodarski subjekt lahko preko Desita pošljete eRačun:

• gospodarskemu subjektu v eNabiralnik (ZZInet) ali v spletno banko
• fizični osebi v spletno banko
• proračunskemu uporabniku na UJP

Glavni razlogi za prejem eRačunov v Desito so: ob prejemu/uvozu eRačuna v Desito se vam samodejno izpolnijo metapodatki računa (podatki o dobavitelju, datumih prejema, zapadlosti, opravljanja, zneski računa, DDV,...). eRačun lahko tudi enostavno shranite v dokumentni sistem (enostavna hramba listin).

Dodatni razlogi za prejem eRačunov:

• Hitrost: pohitritev poslovanja
• Natančnost: manjše število napak pri vnosu, saj prepisovanje ni potrebno
• Nižji stroški poslovanja